DataHub & Văn thư số AI Kho dữ liệu tập trung – Xử lý văn bản thông minh – Khai thác tri thức bằng AI
Mỗi ngày, xã, phường phải tiếp nhận và xử lý nhiều văn bản chỉ đạo, báo cáo, biểu mẫu, hồ sơ và dữ liệu thuộc các lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên, tài liệu thường được lưu trữ phân tán trên máy tính cá nhân, thư mục dùng chung, phần mềm nghiệp vụ và hồ sơ giấy, gây khó khăn cho việc tìm kiếm, tổng hợp và khai thác lại thông tin.
DataHub & Văn thư số AI là bộ giải pháp giúp xã, phường tập trung dữ liệu, số hóa quy trình văn thư và ứng dụng AI để phân loại, tìm kiếm, tóm tắt, tra cứu tài liệu nhanh chóng.
Giải pháp hình thành một kho dữ liệu và tri thức nội bộ thống nhất, được quản lý theo tài khoản, phân quyền và phạm vi công việc của từng cán bộ.
Hai nền tảng – Hai vai trò bổ trợ
Thành phần
Vai trò chính
DataHub
Tích hợp, chuẩn hóa, tổ chức, quản lý và khai thác dữ liệu tập trung
Văn thư số AI
Tiếp nhận, số hóa, phân loại, tra cứu và hỗ trợ xử lý văn bản bằng AI
OMC
Giao nhiệm vụ, giám sát tiến độ và điều hành kết quả thực hiện
DataHub và Văn thư số AI không thay thế OMC. Khi một văn bản phát sinh nội dung cần triển khai, nhiệm vụ có thể được chuyển sang OMC để phân công, theo dõi thời hạn và giám sát kết quả.
DataHub – Kho dữ liệu dùng chung dành cho xã, phường
DataHub giúp tập hợp dữ liệu từ nhiều nguồn về một nền tảng thống nhất, từng bước khắc phục tình trạng dữ liệu nằm rời rạc tại các bộ phận và khó khai thác phục vụ công tác quản lý.
Các nhóm dữ liệu có thể quản lý
Tùy theo nhu cầu và quyền truy cập, DataHub có thể tổ chức:
Văn bản chỉ đạo và điều hành.
Báo cáo tuần, tháng, quý và năm.
Dữ liệu kinh tế – xã hội.
Danh mục tổ chức, doanh nghiệp và hộ kinh doanh.
Dữ liệu an sinh xã hội và đối tượng chính sách.
Thông tin về đất đai, xây dựng và môi trường.
Dữ liệu phản ánh, kiến nghị và kết quả xử lý.
Quy trình, biểu mẫu và tài liệu nghiệp vụ nội bộ.
Dữ liệu từ các phần mềm chuyên ngành được phép kết nối.
Chức năng nổi bật của DataHubTích hợp dữ liệu đa nguồn
Tiếp nhận dữ liệu từ bảng tính, tài liệu điện tử, cơ sở dữ liệu, phần mềm nghiệp vụ hoặc các hệ thống có khả năng kết nối.
Chuẩn hóa và phân loại
Dữ liệu được sắp xếp theo lĩnh vực, thời gian, đơn vị quản lý, loại tài liệu và các thuộc tính cần thiết, giúp hạn chế trùng lặp và thuận tiện khi khai thác.
Tra cứu tập trung
Cán bộ có thể tìm kiếm thông tin từ một đầu mối thay vì phải mở nhiều thư mục hoặc liên hệ từng bộ phận để xin số liệu.
Quản lý phân quyền
Dữ liệu được quản lý theo tài khoản, vai trò và phạm vi công việc. Người dùng chỉ được tiếp cận những nội dung phù hợp với quyền hạn được cấp.
Khai thác dữ liệu phục vụ báo cáo
DataHub cung cấp nguồn dữ liệu đầu vào để tổng hợp báo cáo, xây dựng chỉ tiêu điều hành hoặc kết nối với các hệ thống hiển thị và phân tích dữ liệu.
Lưu vết khai thác dữ liệu
Hệ thống có thể ghi nhận quá trình cập nhật và sử dụng dữ liệu, hỗ trợ kiểm soát nguồn gốc, phiên bản và trách nhiệm quản lý thông tin.
Văn thư số AI – Quản lý và khai thác văn bản thông minh
Văn thư số AI hỗ trợ số hóa quá trình tiếp nhận, phân loại, lưu trữ và tra cứu văn bản, giúp giảm thao tác thủ công và rút ngắn thời gian xử lý thông tin.
Quy trình xử lý văn bản
Tiếp nhận văn bản → Số hóa → Nhận dạng nội dung → Phân loại → Chuyển xử lý → Tra cứu → Lưu trữ
Các chức năng nổi bật
Tiếp nhận và số hóa văn bản
Hỗ trợ tiếp nhận văn bản điện tử hoặc tài liệu giấy đã được quét, tạo lập hồ sơ số để quản lý tập trung.
Nhận dạng nội dung bằng OCR
Hệ thống có thể nhận dạng chữ viết trên tài liệu quét để chuyển thành nội dung có thể tìm kiếm và khai thác.
Chất lượng nhận dạng phụ thuộc vào độ rõ nét, bố cục và tình trạng của tài liệu gốc.
AI hỗ trợ phân loại văn bản
AI có thể gợi ý:
Loại văn bản.
Cơ quan ban hành.
Số và ký hiệu.
Ngày ban hành.
Lĩnh vực xử lý.
Mức độ ưu tiên.
Bộ phận có thể liên quan.
Cán bộ văn thư kiểm tra và xác nhận trước khi cập nhật chính thức.
Tóm tắt và trích xuất thông tin
AI hỗ trợ:
Tóm tắt nội dung chính.
Trích xuất yêu cầu cần thực hiện.
Nhận diện thời hạn được đề cập.
Liệt kê đơn vị hoặc cá nhân liên quan.
Gợi ý các nội dung cần báo cáo lãnh đạo.
So sánh nội dung giữa các văn bản liên quan.
Tìm kiếm theo nội dung
Người dùng có thể tìm văn bản không chỉ theo số, ký hiệu và ngày ban hành mà còn theo từ khóa, nội dung hoặc vấn đề cần tra cứu.
Hỏi đáp trên kho văn bản
Cán bộ có thể đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên để tìm thông tin trong phạm vi tài liệu được cấp quyền, chẳng hạn:
Văn bản nào quy định về nội dung này?
Báo cáo gần nhất của lĩnh vực này được lập khi nào?
Văn bản yêu cầu hoàn thành nhiệm vụ trước ngày nào?
Những tài liệu nào liên quan đến một chương trình hoặc kế hoạch cụ thể?
Kết quả do AI cung cấp có tính chất hỗ trợ tra cứu. Người dùng cần kiểm tra lại văn bản nguồn trước khi sử dụng làm căn cứ chính thức.
Hỗ trợ chuyển nội dung thành nhiệm vụ
Những yêu cầu cần triển khai trong văn bản có thể được chuyển sang OMC để:
Giao cho bộ phận chủ trì.
Xác định đơn vị phối hợp.
Thiết lập thời hạn.
Theo dõi tiến độ.
Ghi nhận và xác nhận kết quả.
Văn thư số AI quản lý và hỗ trợ khai thác văn bản; OMC chịu trách nhiệm quản lý quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Giá trị mang lại cho xã, phường
Việc triển khai DataHub & Văn thư số AI giúp địa phương:
Tập trung dữ liệu và tài liệu nội bộ.
Giảm tình trạng lưu trữ phân tán, khó tìm kiếm.
Rút ngắn thời gian tra cứu văn bản.
Giảm thao tác nhập liệu và phân loại thủ công.
Hỗ trợ cán bộ nhanh chóng nắm bắt nội dung chính.
Tái sử dụng số liệu và tài liệu đã có.
Hạn chế thất lạc, nhầm phiên bản hoặc sử dụng sai tài liệu.
Quản lý quyền truy cập theo vị trí công tác.
Hỗ trợ tổng hợp báo cáo và chuẩn bị nội dung họp.
Từng bước hình thành kho tri thức số của địa phương.
Tạo nền tảng dữ liệu phục vụ OMC và các ứng dụng chuyển đổi số khác.
Bảo mật và kiểm soát dữ liệu
Giải pháp được định hướng triển khai với các cơ chế:
Quản lý tài khoản và phân quyền truy cập.
Phân loại dữ liệu theo phạm vi sử dụng.
Ghi nhận lịch sử thao tác trên hệ thống.
Sao lưu dữ liệu theo phương án triển khai.
Kiểm soát tài liệu được phép đưa vào kho AI.
Giới hạn kết quả tra cứu theo quyền của người dùng.
Có bước cán bộ kiểm tra đối với nội dung AI gợi ý.
Phương án hạ tầng, lưu trữ, tích hợp và bảo mật sẽ được xác định sau khi khảo sát hiện trạng và yêu cầu của từng đơn vị.
Phương án triển khai
Happy Ecotech cùng đối tác thực hiện theo các bước:
Khảo sát dữ liệu, tài liệu và quy trình văn thư hiện tại.
Xác định nhóm dữ liệu và tài liệu ưu tiên.
Xây dựng danh mục, cấu trúc lưu trữ và phân quyền.
Số hóa, chuẩn hóa và đưa dữ liệu lên hệ thống.
Cấu hình các chức năng AI phù hợp.
Đào tạo cán bộ quản trị và người sử dụng.
Vận hành thử, đánh giá và hoàn thiện.
Mở rộng kết nối với OMC và các hệ thống liên quan.
Giải pháp có thể được triển khai theo từng giai đoạn, bắt đầu từ kho văn bản và tài liệu nội bộ, sau đó mở rộng sang dữ liệu chuyên ngành và tích hợp liên hệ thống.
